“There is still time to complete the Job”, Common Questions and Answers of a Modern Office

QUESTION: There is still time to complete the Job.

REALTY: Surprises can occur any time, which can delay the work.

There’s  a  wise  adage  that  says  it’s  better  to  do  tomorrow’s Work  today  and  today’s  `Work  now.  That, surely, is one way to, avoid unpleasant surprises. A schedule  can  get  jeopardized  very  easily  for  a  variety  of reasons:  it  could  be  due  to last-minute  changes  in  the  project; or  to  a  team  members  suddenly  having  to  take  time  off  from work  because  of  personal  problems;  or  to  the  sudden  exit  of a  team  member  who  owns  a  critical  portion  of  the  project.

            It  is  important  not  to  wait  till  the  last  moment  to  complete a  job;  you  should  finish  it  in  a  timely  fashion  so  that  the schedule  remains  sacrosanct.  Sometimes,  employees  complain that  if  they  were  to  complete  a  work  ahead  of  schedule,  their manager  would  dump  more  work  on  them.  In  such  a  situation, if  you  are  not  interested  in  the  new  task,  you  could  tell  the manager  so  and  inform  him  about  how  you  plan  to  use the  remaining  time.  You  could  use  this  time  in  further  improving the  quality  of  the  completed  project  or  in  helping  others complete  their  jobs.  Or,  you  could  ask  your  manager  for  some interesting  work.  You  can  also  utilize  your  time  by  updating your  skills  through  reading  and  experimentation.

There’s  a  downside,  too,  in  doing  too  much  too  early—if  the project  direction  shifts  in  between,  then  you  have  to  redo the  section.  Therefore,  based  on  your  past  experience  and the  type  of  work,  you  need  to  work  towards  striking  a  balance between  doing  things   in  such  a  way  that  it  can  be  done  before the  required  timeline  and  for  taking  care  of  minor  hiccups.

Those  employees  who  habitually  try  to  finish  off  things  at the  last  moment  usually  fail  to  do  so.  They   should  be  actually seeking  extra  time  from  the  manager  or  requesting  him  to put  some  more  people  on  the  job  so  that  it’s  completed  on time.  However,  then  there’s  the  pitfall  of  the  management’s viewing  these  employees  as  ‘slow  executioners’,  Such  a  label for  middle-level  or  senior  employees  is  especially  damaging, as  it  would  spoil  their  chances  of  being  assigned  greater responsibility.  So, under all  circumstances,  it’s  always  better,. to  aim  to  be  ahead  of 

schedule;  then, you  can  accommodate any  last-minute  changes  and  won’t  be  fazed  by  surprises.

WHAT  CAN  YOU  DO  AS  THE  EMPLOYEE?  If  you  are  by  nature  the  ‘last minute’  type,  then  you  surely  have  to  take  steps  to  do  things faster  and  earlier.  It  could  be  that  you  take  things  casually or  you  do  not  attach  the  right  importance  to  your  job.  When given an assignment, you should identify those  activities  that are  important  and  take  them  seriously  so  that  you  can  complete the  task  within  the  stipulated  timeline.  A  laid back  attitude will  hurt  you  professionally,  since  you  won’t  be  given  mission critical  projects.

WHAT  CAN  YOU  DO  AS  THE  MANAGER?  You  should  promote  a  sense of  urgency  in  the  team  for  important  items.  But  this  should  not be  done  frequently  or  for  trivial  items  as  it  will  dilute  the significance  of  your  message.  You,  should  apply  different management  styles  for  different  types of  people  so   that  they all  deliver  well  within  the  deadline.  You,  could  also  do  more granular  work  breakdown  and  track  it  frequently. Though  people might  call  you  a  micromanager,  your  employees  will  learn  to take  things  more  seriously.

Leave a Reply