“I  have  completed  my  work,  but  my  manager  is  still asking  probing questions”, Common Questions and Answers of a Modern Office

MYTH :  I  have  completed  my  work,  but  my  manager  is  still asking  probing questions.

REALTY: The word ‘complete’ means different things to different people.

Statements,  such  as,  ‘I  have  done  my  work’  or  ‘I  have  completed the  assignment’  are  frequently  used  in  the  workplace.  First time  managers  might  take  these  statements  at  face  value, and  later  on  find  out  that  something  more  was  required.  As, employees  gain  more  experience,  they  become  wiser  in determining  what  the  word  ‘complete’  or ‘done’  means  in  terms of  work.  They can mean  different  things  to different  people. Some  say  ‘complete’  when  they  have  not  yet  completed  their work,  but  are  on  their  way  to  doing  so;  that’s  usually  because they  do  not  foresee  any  issue  that  might  hinder  the  work’s completion.  Others  say  ‘complete’  by  narrowing  down  their work  to  boundaries  defined  by  themselves;  but  this  may  be  far below  the  manager’s  expectation.  Then  there  are  those  who think  the  work  is  done  when  they  have  finished  their  part; these  people  usually  do  not  bother  to  find  out  whether  their piece  fits  well  with  other  people’s  work  so  that  the  bigger picture  is  completed.  Some  others  validate  a  few  critical work  items  against  the  defined  expectation,  and  publish  the result  by  anticipating  that  other  less  critical  work  items  will have  no  problems.

Since  every  person  is  different,  the  manager  builds  up different  perceptions  about  his  teams  members  based  on interactions.  He  will  ask  the  appropriate  probing  questions  in order  to  ensure  that  the  work  has  been  completed  according to  the  defined  requirements.  During  the  execution  phase  of a  project,  team  members  usually  focus  on  the  major  items and  ensure  that  they  are  complete.  But,  during  the  process, there  may  be  multiple  small  items  which  also  need  to  be completed,  and  so  the   probing  questions  from  the-manager help  in  closing  them,  too.  If  proper  attention  is  not  paid to  them,  these  small  things—not  the  major  ones—it  can sometimes  jeopardize  a  project,

WHAT  CAN  YOU   DO  AS  THE  EMPLOYEE?  You  should  insist  to  your manager  that  the  goal  and  the  scope  of  the  project  ought  to be  made   clear.  Periodic  update  meetings  on  its  status  are  also a  means  of  identifying  any  missing  piece.  if  issues  are  solved at  an  early  stage  rather  than  later,  the  project  expenditure  will be  less.  You  should  be  in  sync  with  your  manager  throughout the  execution  process  so  that  there  are  no  surprises.

WHAT CAN YOU DO AS THE MANAGER?  You  should  provide  a  checklist of  the  items  required  and  they  should  be  well-documented. The  requirement  should  have  two  sections:  one,  an  overall goal  for  the  team;  and  two,  an  individual’s  scope  of  Work. Identifying  upfront  the  definition  of  completion  is  part  of  goal setting  and  it  requires  you  and  your  employee  to  sign  up  to the  result.  This  will  help  your employees  to  have  the  right expectation.  This  document  should  be 

prepared  together  with the  employees  and  reviewed  by  them  so  that  they  understand all  the  issues  and  gain  buy-in.  It  should  be  made  clear  that  the checklist  would  be  strictly  followed  and  that  any  exception made  to  it  should  be  approved  by  you.

Leave a Reply